Cette formation vise à développer les compétences numériques des enseignants et agents dans l'usage professionnel des outils de la suite Microsoft Office 365 (Outlook, OneDrive, Teams) et de Google Workspace (Google Drive). Les participants apprendront à planifier, stocker, partager et collaborer efficacement en ligne.
Microsoft Outlook⚓
Découverte des outils numériques institutionnels : Outlook
Compétences de socle :
Utiliser les outils numériques pour communiquer et s'informer (Compétence 4).
Comprendre et respecter les règles d'usage des outils numériques institutionnels (Compétence 6).
Notions et compétences :
Navigation dans un environnement numérique sécurisé.
Lecture et gestion de la messagerie professionnelle.
Identification des portails éducatifs du Ministère de l'Éducation nationale.
Résumé de l'activité :
À travers l'analyse d'interfaces numériques authentiques, les élèves apprendront à se connecter à leur messagerie professionnelle via MEN Apps, à consulter et à organiser leurs courriels dans Outlook, et à repérer l'Espace Agent sur le site du Ministère de l'Éducation nationale.
Analyse les captures d'écran.
Indique à quoi sert chaque zone numérotée.
Rédige un mini-guide expliquant comment accéder à sa messagerie professionnelle et à son Espace Agent.
- Se connecter au site du MEN pour accéder à l'espace Agent
- Accéder à son mail professionnel
Présente les différentes fonctionnalités disponibles dans l'interface Outlook.
- Découvrir l'interface de la messagerie Outlook
Préparer à l'avance les accès élèves pour éviter les problèmes de connexion ;
insister sur l'importance de sécuriser ses identifiants personnels.
Optimiser la gestion de sa messagerie Outlook : signatures, catégories, règles et dossiers
Compétences de socle :
Organiser son environnement numérique de travail (Compétence 2).
Communiquer efficacement dans un contexte professionnel numérique (Compétence 4).
Notions et compétences :
Créer et organiser des dossiers dans la boîte de réception.
Mettre en place des règles de gestion automatique du courrier.
Utiliser les catégories pour classer les courriels.
Créer et insérer une signature électronique professionnelle.
Résumé de l'activité :
Les apprenants apprendront à configurer efficacement leur messagerie Outlook. Ils créeront d'abord un dossier de classement, utiliseront les catégories de couleurs, automatiseront le tri des messages par règles, puis personnaliseront leur signature électronique.
Crée un nouveau dossier intitulé "Documents administratifs" dans ta boîte de réception.
Attribue une catégorie de couleur à un e-mail existant.
Crée une règle automatique pour déplacer dans ton dossier "Documents administratifs" tous les e-mails contenant le mot "administratif".
Crée ta signature professionnelle en intégrant ton prénom, ton nom, ton rôle, et ton établissement.
- Créer un dossier dans Outlook.
- Catégoriser un courriel.
- Mettre en place d'une règle de tri automatique.
- Créer une signature.
Veiller à ce que chaque apprenant soit connecté à son compte Outlook.
Insister sur la cohérence entre organisation numérique et professionnalisme dans la communication.
Prendre en main l'Agenda Outlook : créer et organiser ses événements
Compétences de socle :
Utiliser les outils numériques pour organiser ses tâches et activités (Compétence 4).
S'approprier les environnements numériques de travail pour planifier son emploi du temps (Compétence 2).
Notions et compétences :
Savoir accéder à l'Agenda dans Outlook.
Créer un nouvel événement (réunion, rendez-vous).
Modifier et supprimer des événements.
Résumé de l'activité :
À partir d'une démonstration sur Outlook, les apprenants apprendront à créer un événement dans l'Agenda, à renseigner les informations nécessaires (titre, date, heure, participants) et à modifier ou supprimer un événement existant.
Ouvre ton agenda dans Outlook
Crée un événement pour "Réunion pédagogique" fixé à demain 10h.
Invite un collègue et envoie l'invitation.
- Accéder à l'agenda
- Ajouter un nouvel agenda
Veiller à vérifier que chaque élève est connecté avec son propre compte Outlook avant de commencer ;
Prévoir un temps pour résoudre d'éventuels problèmes techniques.
S'organiser avec Microsoft To Do via Outlook
Compétences de socle :
Organiser son travail de manière autonome à l'aide d'outils numériques (Compétence 2).
Utiliser les technologies pour planifier, prioriser et suivre l'avancement de ses tâches (Compétence 4).
Notions et compétences :
Découvrir l'interface de Microsoft To Do dans Outlook.
Ajouter une tâche simple.
Créer et nommer une nouvelle liste de tâches.
Paramétrer des rappels et des échéances.
Résumé de l'activité :
À partir d'une démonstration, les apprenants apprennent à gérer leurs tâches dans Outlook avec Microsoft To Do. Ils créent une tâche simple, ajoutent une échéance et organisent leurs tâches dans une nouvelle liste.
Dans Microsoft To Do, crée une nouvelle liste intitulée "Projet Classe".
Ajoute-y trois tâches (exemple : "Préparer la réunion", "Envoyer l'invitation", "Finaliser le document").
Fixe une date d'échéance pour chacune.
- Accéder à Microsoft To Do pour ajouter des tâches
- Configurer une tâche
- Regrouper des tâches
Remarque prof :
Prévoir un temps pour expliquer la différence entre tâche ponctuelle et tâche récurrente ;
Accompagner individuellement les élèves qui rencontrent des difficultés d'accès ou d'affichage.
Gérer ses fichiers avec OneDrive via Outlook
Compétences de socle :
Utiliser un environnement numérique de travail pour stocker, organiser et partager des documents (Compétence 4).
Développer son autonomie dans la gestion de ses ressources numériques (Compétence 2).
Notions et compétences :
Accéder à OneDrive depuis Outlook.
Ajouter, organiser, et partager des fichiers.
Utiliser les filtres de recherche et consulter l'historique d'activité sur ses documents.
Résumé de l'activité :
Les élèves découvriront l'interface OneDrive intégrée à Outlook. Ils apprendront à créer un dossier, ajouter un document, organiser leurs fichiers et utiliser les fonctions de partage et de suivi des modifications.
Accède à ton espace OneDrive via Outlook. Crée un dossier nommé "Projet collaboratif",
Ajoute un fichier Word et un fichier PDF, puis partage ce dossier avec un camarade en lui donnant accès à la modification.
- Accès à OneDrive via Outlook (icône nuage).
- Interface de gestion des fichiers et filtres par type de document (Word, Excel, PDF, etc.).
Vérifier que chaque élève connaît ses identifiants Outlook avant l'activité ;
Sensibiliser aux règles de partage sécurisé des documents (limitation des droits d'édition).
Créer et configurer un groupe dans Outlook
Compétences de socle :
Collaborer et échanger via des outils numériques (Compétence 4).
Gérer un projet en utilisant des ressources numériques (Compétence 2).
Notions et compétences :
Identifier et utiliser la fonction "Nouveau groupe" dans Outlook.
Paramétrer un groupe (nom, description, confidentialité).
Ajouter des membres et gérer les permissions.
Résumé de l'activité :
Les apprenants découvriront comment créer un groupe dans Outlook pour faciliter la collaboration et le partage d'informations. À partir d'une démonstration guidée, ils apprendront à paramétrer un groupe, inviter des membres et comprendre les réglages de confidentialité.
Dans Outlook, crée un nouveau groupe intitulé "Projet pédagogique".
Ajoute une description adaptée,
choisis la confidentialité "Privé" et invite au moins un camarade.
- Bouton "Nouveau" → "Groupe" dans Outlook.
- Fenêtre de configuration d'un nouveau groupe (nom, description, confidentialité).
Vérifier que les apprenants connaissent la différence entre groupe privé et groupe public.
Insister sur l'importance de nommer clairement les groupes pour éviter les confusions.
Publier un scénario sur sa Storyline Outlook
Compétences de socle :
Utiliser les outils numériques pour communiquer et publier (Compétence 4).
Développer sa capacité d'expression écrite adaptée à un contexte numérique (Compétence 1).
Notions et compétences :
Découvrir la fonction Storyline dans Outlook.
Rédiger et publier une idée ou un scénario.
Ajouter des éléments multimédias (image, lien) dans une publication.
Résumé de l'activité :
À travers la plateforme Outlook, les apprenants apprendront à publier un contenu dans leur Storyline en partageant un scénario ou une idée professionnelle. Ils verront comment enrichir leur publication par l'ajout de pièces jointes ou d'images.
Accède à ta Storyline dans Outlook.
Publie un court scénario intitulé "Projet de collaboration numérique",
Décris-le en 5 lignes, et insère une image ou un lien associé.
- Accéder à la Storyline via Outlook (bouton "Nouveau"),
- Rédiger un post et options de publication.
Sensibiliser les apprenants à l'importance d'un contenu clair, pertinent et respectueux des règles de communication professionnelle avant toute publication.
Microsoft OneDrive⚓
Ajouter des fichiers et des dossiers dans OneDrive
Compétences de socle :
Organiser son espace numérique de travail (Compétence 2).
Utiliser des outils numériques pour stocker et partager des documents (Compétence 4).
Notions et compétences :
Créer un dossier dans OneDrive.
Charger un fichier ou un dossier depuis son ordinateur.
Différencier les types de documents ajoutés (Word, Excel, PDF).
Résumé de l'activité :
Les apprenants découvriront comment ajouter efficacement des fichiers et des dossiers à leur espace OneDrive. L'activité leur permettra de structurer leur espace numérique personnel pour mieux organiser leur travail scolaire.
Dans ton espace OneDrive, crée un nouveau dossier intitulé "Travaux scolaires", puis charge au moins un document Word et un fichier PDF dans ce dossier.
- Capture d'écran de l'interface OneDrive montrant l'option "Ajouter" et les différentes possibilités (fichier, dossier, document Word, Excel, etc.).
Rappeler l'importance de nommer clairement les fichiers et dossiers pour une organisation optimale ;
Vérifier que l'espace de stockage OneDrive est accessible avant de débuter.
Gérer et partager efficacement un fichier dans OneDrive
Compétences de socle :
Organiser son espace numérique personnel (Compétence 2).
Collaborer à distance via des outils numériques (Compétence 4).
Notions et compétences :
Utiliser les fonctionnalités de gestion des fichiers dans OneDrive.
Partager un fichier avec d'autres utilisateurs de manière sécurisée.
Copier, déplacer et organiser des fichiers dans l'espace de stockage.
Résumé de l'activité :
Les apprenants apprendront à manipuler un fichier stocké dans OneDrive en utilisant les options proposées : ouverture, partage, copie du lien, déplacement dans un dossier, et ajout aux favoris.
Sélectionne un fichier dans ton espace OneDrive.
Partage-le avec un camarade en autorisant uniquement la lecture.
Copie son lien de partage et colle-le dans un document Word.
Déplace ce fichier dans un dossier existant nommé "Partages".
Ajoute ce fichier à tes favoris.
- Capture d'écran illustrant les actions disponibles sur un fichier dans OneDrive (ouvrir, partager, copier, déplacer, ajouter aux favoris).
S'assurer que les apprenants comprennent la différence entre partager en lecture seule et en modification ;
Insister sur l'importance de la sécurité et de la confidentialité dans le partage de documents.
Partager un document OneDrive en configurant les autorisations
Compétences de socle :
Utiliser des outils numériques pour coopérer et produire (Compétence 4).
Respecter la confidentialité et les bonnes pratiques numériques (Compétence 3).
Notions et compétences :
Partager un fichier en ligne avec différents niveaux d'autorisation.
Différencier « Peut modifier », « Peut réviser », et « Consultation possible ».
Gérer les options de sécurité d'un fichier partagé.
Résumé de l'activité :
Les apprenants apprendront à partager un fichier OneDrive en choisissant le niveau de permission adéquat : modification, suggestion ou consultation. Ils seront sensibilisés à la sécurité numérique et au respect de la confidentialité.
Sélectionne un fichier dans ton OneDrive.
Partage-le avec un Collègue en lui attribuant le droit « Peut réviser ».
Crée un deuxième lien pour un autre camarade avec l'option « Consultation possible ».
Note les différences d'accès observées.
- Capture d'écran de l'outil de partage OneDrive présentant les différentes options d'autorisation : modification, révision, consultation, interdiction de téléchargement.
Expliquer clairement les enjeux liés aux droits d'accès aux documents ;
Encourager les apprenants à choisir les permissions adaptées en fonction de l'objectif du partage.